Umgang mit Rechnungen

Rechnungsprüfung

Sobald die Rechnung mit allen erforderlichen Unterlagen vorliegt, kann und sollte diese durch den Auftraggeber oder dessen Bauleiter geprüft werden.

Im Zuge der Rechnungsprüfung sind die einzelnen abgerechneten Positionen auf der Baustelle  mit den tatsächlichen durchgeführten Arbeiten abzugleichen.

Zweckmäßigerweise werden zunächst die abgerechneten Einheitspreise mit dem Angebot verglichen. Sollten dabei Abweichungen festgestellt werden, können die im nächsten Schritt der Rechnungs-prüfung mit dem Auftragnehmer / Handwerker vor Ort auf der Baustelle geklärt werden.

Der nächste Schritt ist die Kontrolle des Aufmaßes. Dies ist der aufwendigste Teil der Rechnungsprüfung. Wenn das Aufmaß nicht zuvor gemeinsam mit dem Auftragnehmer durchgeführt wurde, ist es bei umfangreicheren Aufträgen sinnvoll, sich das Aufmaß vom Auftragnehmer auf der Baustelle erklären zu lassen. Die einzelnen Maße können dann in unterschiedlichen Genauig-keitsgraden, von stichprobenartig oder akribisch, nachgemessen werden.

Stehen die Massen fest, sind sie noch mit den Einheitspreisen zur Summe zu multiplizieren. Die Addition aller Summen ergibt dann die Gesamtrechnungssumme.

Von der Gesamtrechnungssumme sind dann noch die vertraglichen Abzüge vorzunehmen. Vertragliche Abzüge können sein: Sicherheitseinbehalte, Rabatte, Nachlässe und Skonti, Umlagen für Wasserverbrauch, Stromverbrauch, umlagefähige Baustelleneinrichtungen wie Sanitärcontainer etc. und Bauleistungsversicherungen.

Besondere Schwierigkeiten stellt eine Rechnungsprüfung dar wenn Leistungen im Stundenlohn abgerechnet werden. Aus diesem Grund lässt die VOB Leistungen im Stundenlohn auch nur in Ausnahmefällen zu.

Positionen, die im Stundenlohn abgerechnet werden, sind anhand des Stundenberichts, auch Rapport-, Regie-, oder Stundenlohnzettel genannt, zu prüfen. In der Regel sollten Ihnen die Stundenberichte bereits bekannt sein.

 

Die Auftragnehmer / Handwerker legen Ihnen werktäglich, spätestens jedoch am Ende einer Arbeitswoche die Stundenberichte vor, aus denen hervorgehen sollte, welche Handwerker, an welchen Tagen, welche Arbeiten ausgeführt haben und von wann bis wann sie damit beschäftigt waren. Diese Stundenzettel quittiert der Auftraggeber wenn die Angaben darauf zutreffen. Solche Stundenberichte am Ende einer Woche zu prüfen, ist praktisch nur möglich wenn der Auftraggeber seinerseits die Arbeitszeiten täglich protokolliert hat.

Der Auftraggeber oder sein Bauleiter prüft wieder zunächst, ob die abgerechneten Stundensätze, mit den angebotenen Stundensätzen übereinstimmen.

In der Rechnung wird auf die jeweiligen Stundenlohnberichte Bezug genommen. Daraus kann nachgerechnet werden, ob die Anzahl der abgerechneten Stunden mit den nachgewiesenen Stunden auf den Stundenlohnberichten übereinstimmt.

Ab jetzt wird wieder verfahren wie bei den Leistungspositionen: Anzahl der Stunden multipliziert mit den Stundensätzen, Addition der Summen und die vertraglichen Abzüge.

Stundenlohnarbeiten stellen einen besonders hohen Prüf- und Überwachungsaufwand für den Auftraggeber dar. Im Grunde bleiben ihm nur drei Optionen. 1. Permanente Anwesenheit auf der Baustelle während der Arbeiten. 2. Blindes Vertrauen zu den Handwerkern. 3. Kritiklose Akzeptanz der vorgelegten Stundenzettel.

Mahnungen

Gemäß der VOB und dem BGB sind Rechnungen ohne besondere vertragliche Vereinbarung spätestens innerhalb von 30 Tagen (Abschlagszahlungen gemäß VOB nach 21 Tagen) zu begleichen. Dabei ist zu beachten, dass der Ablauf der Zahlungsfrist erst ab dem Tag beginnt, an dem alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Falls bei der ersten Durchsicht der Rechnung fehlende Unterlagen bemerkt werden, sind diese unverzüglich durch den Prüfer anzufordern.

Bleibt die Zahlung der Rechnung innerhalb der vertraglichen oder gesetzlichen Frist aus, kann der Auftragnehmer / Handwerker die Rechnung bei Auftraggeber anmahnen. Auf die Modalitäten der verschiedenen Mahnstufen und Mahnverfahren gehen wir nicht näher ein, da das ein überwiegend juristisches Thema ist.

 

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