Bei einer Beauftragung einer Bauleistung gelten, solange nichts anderes vereinbart wurde, die Bestimmungen des BGBs. Seit Einführung der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) im Jahre 1926 werden bei Handwerkerleistungen zumeist diese Bedingungen vereinbart. Die VOB regelt die spezifischen Vergabe- und Vertragsmodalitäten sehr viel detaillierter als das Bürgerliche Gesetzbuch. Daher greift die Rechtsprechung in Zweifelsfällen bei Bauvertragsfragen immer gerne auf die VOB zurück, auch dann, wenn der Bauvertrag nicht explizit auf Basis der VOB geschlossen wurde. In der VOB sind die Mindestanforderungen einer Rechnung unter § 14 VOB Teil B dargestellt:
„(1) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Er hat die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege sind beizufügen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen; sie sind auf Verlangen getrennt abzurechnen.“
Alle dafür erforderlichen Nachweise sind:
- Mengenberechnungen: Je nach Masseneinheit (m, m², m³, St) mit Angabe des Rechenweges
- Zeichnungen, Skizzen: Systemzeichnungen, aus denen zu rekonstruieren ist, wie und wo die Maße gemessen wurden.
- Stundenberichte: Protokolle des Auftragnehmers der täglich erbrachten Leistungen, durch den Auftraggeber quittiert
- andere Belege, wie Fotos o. ä.
Vor der Rechnungsstellung werden die erbrachten Leistungen durch eine gemeinsame Abnahme von Auftraggeber und Auftragnehmer vor Ort geprüft und über die Abnahme ein Protokoll erstellt. Mit Unterschrift unter dem Protokoll bestätigt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine fachgerechte, auftragsgemäße Leistung und die Richtigkeit der Massenangaben.
Bei einem größeren Leistungsumfang kann nach voriger Vereinbarung eine Zwischen- oder Abschlagsrechnung gestellt werden. Für eine Zwischen- oder Abschlagsrechnung gilt das gleiche wie für eine Schlussrechnung, alle notwendigen Anlagen, die zur Nachvollziehbarkeit notwendig sind, sind durch den Auftragnehmer beizubringen und der Zwischen- oder Abschlagsrechnung beizulegen.
Egal auf welcher rechtlichen Grundlage ein Bauvertrag geschlossen wurde ist eine Rechnung ohne alle erforderlichen Unterlagen nicht prüffähig und die fehlenden Dokumente beim Handwerker anzufordern.